5 jel, ami arra utal, hogy eljött a verziófrissítés ideje

A cégek vezetői gyakran jelentős mennyiségű időt töltenek azzal, hogy eldöntsék, szükség van-e újabb ERP verzióra. Általában a döntés alapjául szolgáló információk többnyire nem túl megalapozottak és végül az alapján születik meg a döntés, hogy van-e épp szabad erőforrás a verziófrissítésre vagy sem. Vannak olyan vállalatvezetők, akik még szkeptikusan állnak egy verziófrissítés pozitív hozadékaihoz, mivel a legtöbbször a rövidtávú költségvonzat árnyékot vet a legújabb verzióba való befektetésre. Ahhoz, hogy el tudd dönteni, hogy eljött-e az ERP rendszered frissítésének ideje, összegyűjtöttünk egy listát a kulcsfontosságú jelekről, amik arra utalnak, hogy elavult a rendszered.

1. A rendszer nem alkalmazkodik a mobilis munkavégzéshez

Az üzleti életben egyre inkább előtérbe kerül a mobilitás.  A munkavégzés helyszíne ma már nem fix, és a munkaerő nagy része folyamatosan úton van, ahogy az ügyfeleid is általában mozgásban vannak. Az ERP rendszernek alkalmazkodnia kell ehhez a kultúrához azzal, hogy bárhonnan hozzáférést enged bármilyen típusú eszközről.
A Microsoft vállalatirányítási rendszere és az ahhoz kapcsolódó alkalmazások lehetővé teszik, hogy például az az értékesítési menedzser, aki az ügyfeleid megszerzésével foglalkozik, bármikor bárhonnan frissíteni tudja a riportokat. A rendszer így, a te jelentéseidet is automatikusan frissíti, vagy bővíti az eladási folyamatokról készült riportokat az újabb egyeztetési időpontokkal és szerződés részletekkel, ezért az irodai meetingen a legfrissebb adatokat vetítheted ki a cég vezetőinek, miközben az értékesítési kollégád a következő ügyfélhez utazik. Ha a vállalatirányítási rendszered megfelelően működik és bárhonnan elérhető, azzal felgyorsul a döntéshozatal és tehermentesül a munkaerő.

2. Integrált alkalmazások hiánya

A vállalatirányítási rendszered implementációja során a korábban kevésbé fontosnak ítélt alkalmazások, mára már az iparági standardot is képviselhetik. Ha nem a legfrissebb technológiát használja a vállalkozásod, könnyen alulmaradhat a versenytársakkal szemben.
A vállalatirányítási rendszer kiegészíthető különböző alkalmazásokkal, amik lehetnek speciálisan az adott vállalat folyamataihoz igazított fejlesztések vagy például az Azure felületen elérhető alkalmazások. Ezek feladata, hogy támogassák az ERP rendszert a hatékonyabb működésben. Amennyiben nem a legfrissebb verziót használod, nem fogod tudni kihasználni az alkalmazások és fejlesztések előnyeit.
Az egyéni fejlesztéseknél a legfőbb problémát az jelenti, hogy az évek során a vállalatod növekszik, összetettebbé válnak a folyamatok és a korábban kialakított fejlesztések már nem alkalmazkodnak az új feltételekhez. Ezeknek a fejlesztéseknek az a legfőbb előnye, hogy a vállalkozásod sajátos üzleti folyamataihoz illeszkednek. Amennyiben nem frissíted a rendszert, ezek a fejlesztések feleslegessé válhatnak és nem fogják támogatni az átalakult vállalatodat.

A központilag kialakított alkalmazásokból jelentős méretű a választék és folyamatosan frissülnek. Ha az ERP rendszered elavult, nem lehet összekapcsolni ezekkel az alkalmazásokkal, amik komoly előnyt jelentenének a hatékonyság növelésében.

Ideális esetben a cégednek arra kellene törekednie, hogy a legújabb és leginnovatívabb technológiákkal támogassa az üzleti folyamatokat, akár a standard termékek vagy a kiegészítő technológiák esetében. Ehhez természetesen az is hozzátartozik, hogy hiába választod a piacon elérhető leginnovatívabb megoldást, nem biztos, hogy az illeszkedik a legjobban az üzleti folyamataidhoz. Ezért érdemes már alapvetően úgy kialakítani az ERP rendszert, hogy az a leginkább illeszkedjen a céged speciális igényeihez. Így a legújabb alkalmazásokkal való összekapcsolás is nagyobb hozzáadott értéket fog képviselni.

3. Külső támogatás hiánya

Egyetlen szoftver cég sem fogja a régebbi, elavult verziókat fejleszteni. Ezzel szemben az idejüket és az erőforrásaikat legfőképp a legújabb, legutoljára kiadott verzióra fordítják. Ha az ERP rendszered nem a legújabb, akkor idővel frissítések sem fognak rá érkezni és könnyen benne ragadhatsz egy olyan helyzetben, amiben olyan ERP rendszert látja el az üzleti folyamatok támogatását és összehangolását, ami elavult (köszönhetően a fejlesztések hiányának) és ezáltal alkalmatlan is, mégis a fenntartási költségei változatlanok.

Ha nem fektetsz be egy újabb verzió beszerzésébe, akkor természetesen rövid távon nincs plusz kiadásod viszont, ha túl sokáig verziófrissítés nélkül használod az ERP rendszered, akkor egy lépésben kell majd több szintet átugrani, ami egy sokkal összetettebb (és ezáltal költségesebb) frissítési projektet fog eredményezni. Ezen kívül a felületet használó ügyfelek és/vagy munkatársak egy teljesen más, sok új attribútummal rendelkező platformmal fogják szemben találni magukat, amit nem feltétlenül tudnak majd egyből zökkenőmentesen használni, ami időrabló és bosszantó. Ez pedig, a cégnek mindenképp plusz költségeket jelent majd.

4. Hiányos integráció

A siker egyik kulcstényezője, hogy a különböző üzleti alkalmazásaid zökkenőmentesen tudjanak egymás mellett működni és az összekapcsolásukkal a lehető legtöbb információt tudd kinyerni. Egy kevésbé integráció-barát ERP vagy CRM rendszer nagyon bonyolulttá tudja tenni a vállalat mindennapi életét. Ha az ERP rendszer nincs frissítve, akkor nem tud kapcsolódni az új alkalmazásokhoz, vagy akár például a LinkedInhez, illetve nem tudja automatikusan összekötni az információkat a rendszerek között. Ez több szempontból is negatív következményekkel jár: egyrészt jelentős mértékben megnövekszik a manuális adatbevitel és az elemzések elkészítésének az ideje, ami a munkaerő felesleges lekötését és további költségek felmerülését jelenti, másrészt nagyon sok olyan információtól esik el a céged, amik a stratégiai döntésekben meghatározók lennének.

A „social engagement” fogalma nem véletlenül került előtérbe az utóbbi néhány évben az ügyfélkapcsolatok kezelése és értékesítési folyamatok kapcsán. Ezeken a területek is maximalizálhatod a vállalatod hatékonyságát, ha például összekapcsolod a LinkedIn-nel a CRM rendszered, viszont erre csak a frissebb verziók képesek.

A modern ERP verziók alapvetően könnyen integrálhatók más alkalmazásokkal, amik hozzásegítenek az egyszerűbb munkavégzéshez és a rendszer hatékonyságának maximalizálásához.

5. A rendszer nem felel meg az új szabályozásoknak

Ahogy azt a fenti pontokban kifejtettük, amint új verzió jelenik meg, a szoftverfejlesztők nem fektetnek több energiát a régi verziókba. Ez azt jelenti, hogy ha például időközben új szabályozások jelennek meg és ezeknek kell megfelelni, akkor azokkal nem lesz kompatibilis a régebbi verzió. Magyarországon a pénzügyi szabályozások rendszeresen átalakulnak (például NGM online rendelet), viszont a lokális törvényeknek való megfelelés kötelező és az ehhez való alkalmazkodás komoly figyelmet igényel a vállalatok részéről.

A 2018. május 25-től kötelezően alkalmazandó GDPR számos változást hozott a vállalkozások adatkezelésébe, amit azért fejlesztett ki az Európai Unió, hogy megerősítse az egyének személyes adataira vonatkozó jogait, amiknek a megsértése komoly büntetéssel jár. Egy elavult ERP verzióval a szabályszegés kockázatát és nagyon komoly költségek esetleges kifizetését vállalod.

Érthető, hogy ennek fényében a legtöbb cég vezetője komoly összeget fordít arra, hogy GDPR kompatibilis legyen a vállalata. Azt viszont fontos szem előtt tartani, hogy egy valóban friss, jól működő ERP rendszerrel nem kell külön költségeket vállalnod, az új verziókat mindig a legfrissebb szabályozásoknak megfelelően adják ki, így biztos lehetsz abban, hogy az adattárolás és kezelés biztonságos keretek között zajlik.

+1. A felhős megoldások előnye

Felhőalapú rendszerek is elérhetők már a piacon, illetve a jövőben valószínűleg egyre többet találkozhatsz az ilyen típusú megoldásokkal. A verziófrissítés szempontjából ez a megoldás azért előnyös, mert ebben az esetben gyakorlatilag észre sem vehető a rendszer újabb verziójának telepítése, hiszen ezt központilag szabályozzák, ezáltal a felhasználóknak erre nem kell külön figyelmet fordítania. A Microsoft esetében az Azure felület teszi lehetővé, hogy ne kelljen ezzel a tényezővel külön számolnod, mivel automatikusan frissül a használatban lévő rendszer új verzió esetén.

Megosztás

Ossza meg az oldalt, az alábbi csatornákon keresztül!

0 megosztás

Hozzászólások